Как научиться управлять своим временем: планировщик в помощь

Постоянная спешка, многозадачность и поток информации порой ведут к чувству перегруженности и снижению продуктивности. Овладев простыми, но действенными техниками тайм-менеджмента, каждый может взять свою жизнь под контроль, — успевать больше и при этом чувствовать себя менее измотанным. Ключевым инструментом на этом пути является планировщик или ежедневник.

Планировщик — личный ассистент в управлении временем

Планировщик помогает визуализировать время, расставлять приоритеты и отслеживать прогресс. Это может быть классический бумажный ежедневник, магнитный, с отрывными листами.

Как пользоваться планировщиком: инструкция

Определите свои цели. Определите, к чему вы стремитесь в долгосрочной и краткосрочной перспективе? Разбейте большие цели на более мелкие, конкретные и измеримые шаги.

Составьте годовой план. Отметьте важные даты, проекты, дедлайны и личные события. Это поможет вам увидеть общую картину и распределить нагрузку равномерно.

Разбейте год на месяцы. В начале каждого месяца просматривайте годовой план и выделяйте задачи, которые необходимо выполнить для достижения годовых целей. Записывайте их.

Планируйте неделю. Переносите задачи из месячного плана, добавляя текущие дела.

Составляйте ежедневный план. Вечером или утром каждого дня составляйте список задач. Ориентируйтесь на недельный план и добавляйте мелкие, но важные дела.

Как правильно записывать свои задачи

Будьте конкретны. Вместо «позвонить клиенту» напишите «позвонить Иванову по поводу договора».

Указывайте время. Отмечайте начало и завершение встреч.  

Используйте глаголы. Например, «написать отчет».

Разбивайте крупные задачи. Если задача занимает много времени, раздробите ее на мелкие подзадачи. Так вы не будете чувствовать себя подавленным объемом работы.

Отмечайте выполненные задачи. Это дает ощущение прогресса и мотивирует двигаться дальше.

Расстановка приоритетов: как отделить важное от неважного

В этом поможет матрица Эйзенхауэра, которая делит все задачи на четыре квадранта:

• важные и срочные. Например, срочный отчет, решение внезапной проблемы. Нужно выполнять в первую очередь;
• важные, но несрочные. Эти задачи направлены на достижение долгосрочных целей, например, обучение. Их необходимо запланировать и выполнять регулярно;
• неважные, но срочные. Например, незначительные просьбы. По возможности их следует делегировать или минимизировать;
• неважные и несрочные. Эти задачи являются «поглотителями времени», например, бесцельное листание соцсетей. Их следует исключить из своего расписания.

Важно: оставляйте в своем расписании резервное время для непредвиденных ситуаций.

Со временем при помощи планировщика вы выработаете собственную систему тайм-менеджмента, которая позволит и успевать больше, и освободить время для действительно важных вещей.