Время – деньги. И потеря времени равносильна потере денег. Поэтому убеждать вас в пользе тайм-менеджмента нет смысла. Если вы уже приняли решение научиться управлять собственным временем, то первое, что нужно сделать — начать. С чего начать? Как говорят терапевты — начнём с анализов. 
Делаем анализ затрат времени
Тут всё прозрачно: заметки в телефоне, блокнот, а можно купить магнитный планер. Что-то в нежных мятных оттенках отлично подойдёт. Зелёный цвет успокаивает, а спокойствие — как раз то, что нам сейчас необходимо.
В левой колонке пишем задачу, в правой — время. Пробуем выполнить. Уложились? Молодцы. Нет? Или сделали быстрее? Корректируем правую колонку.
Несколько дней — и вы сможете прогнозировать времязатраты точнее, чем Гидрометцентр. И даже ориентировать по ощущениям, как он.
Например, заполнить квартальный отчет — по ощущениям — три часа. А по факту только бухгалтерия знает.
Определяем и формулируем задачи
Берём кучу всех своих текущих задач и записываем мелким почерком. Не забываем проставлять примерный хронометраж (мы уже умеем делать это по ощущениям).
Магнитная доска на холодильник «Осень» подойдёт для этого как нельзя лучше. Спокойный минималистичный дизайн и полная функциональность именно то, что нужно, чтобы справиться с хаосом.
Расставляем приоритеты
Все слышали о матрице Эйзенхауэра? Тогда просто напомним, что задачи делятся на:
- важные и срочные;
- срочные, но неважные;
- несрочные и неважные;
- важные, но несрочные.
Можно нарисовать себе квадрат матрицы и вписать в него задачи.
Магнитная доска «Чистый лист» отлично подойдёт для составления матрицы задач. Полная свобода деятельности и никаких ограничений.
Творческим личностям рекомендуется использовать разноцветные маркеры. Никакой особой пользы не несёт, но вам будет приятнее.
Не забываем о реализации: прописываем подсказки — какие шаги нужно сделать для выполнения задачи
Если нарисовали-таки матрицу Эйзенхауэра — там же можно записать подсказки, помогающие выполнить важные дела.
Например: Важное и срочное — «Научиться организовывать время». Подсказка — «Купить список дел магнитный».
Фиксируем время
Часы — теперь ваш лучший друг, будильник — брат, а секундомер — племянник. Любимый, но безалаберный.
Не забывайте записывать время, потраченное на выполнение задач. Учитесь анализировать данные и прогнозировать.
Так вы соберёте больше информации о себе, своих возможностях. «Кто владеет информацией — владеет миром», говорил кто-то из Ротшильдов. И не доверять авторитетному мнению причин нет. Это семейство знало толк в ведении дел.
С теорией всё вроде бы все понятно, а вот как быть с практикой?
Вашему вниманию работающие инструменты, опробованные в 2020 году:
1. Раз-три-пять
Суть этого несложного инструмента в следующем: за день вы можете решить только одну 1 главную задачу, 3 средней важности и 5 небольших.
Гуманитарии и творческие личности, не уходите. На самом деле все просто:
Всего 9 дел, не больше и не меньше.
Этот нехитрый приём поможет разгрести завалы и постепенно начать управлять своим временем.
Не забывайте, что нужно всё записывать. В нашем сумасшедшем мире избыточной информации просто нереально всё удерживать в голове. Да и не надо!
На войне за ваш самый ценный ресурс — время — все средства хороши:
- заметки в телефоне;
- чат с самим собой;
- блокнот и ручка;
- планер на холодильник;
А если вам захочется охватить взглядом все задачи на неделю или месяц — достаточно взглянуть на магнитный планинг.
2. Правило трёх
Если девять дел для вас пока многовато, берите всего три. Но самых важных.
Не распыляйтесь на мелочи. Удобно обвести в планере задачи, а в конце дня стереть то, что выполнено. С чувством полной удовлетворенности и выполненного долга.
На следующий день выберите ещё три дела. Не останавливайтесь. Всего три задачи в день — это немного.
Не забывайте поглядывать на планер. Визуальное восприятие очень важно, так вы будете действительно видеть свои достижения.
3. Способ 10 минут
Всегда начинайте свой день с выбора задач.
Посмотрите внимательно, оцените свои силы. Наверняка в списке есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать?
Оформление сложной документации? Таблицы и графики, ранящие вашу тонкую душу? Перевод инструкции с испанского?
Скажите себе (вслух, но лучше, если вас никто не будет слышать):
- Я занимаюсь этим всего десять минут, а потом съем ещё этих мягких французских булок да выпью чаю.
Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.
4. Пять минут, пять минут…
Если в вашем списке есть дела, которые можно выполнить за 5 минут — сделайте их немедленно.
Не знаете с чего начать? Взгляните на свой список задач. Его пока нет? Вот и первое пятиминутное дело — «Составить список задач». А дальше всё просто:
- Полить цветы;
- Заполнить планинг на холодильник;
- Составить список покупок;
- Подписать открытку;
Не забывайте отмечать сделанные дела. Но ни в коем случае не стирайте сразу. Тогда в конце дня вы сможете с гордостью стереть всё одним махом.
Помните, что мы используем все возможности и инструменты. И самомотивация — один из важнейших.
Кто, если не мы?
5. Скажи мне «нет»
Каждый раз, когда новая входящая задача выбивает вас из рабочего процесса, делайте одно просто упражнение: поверните голову вправо, теперь влево. Осторожно, не надо резких движений, нам не нужны травмы на производстве. Повторите 7 раз.
Напоследок произнесите волшебное заклинание: «нет».
Отказывать, расставляя приоритеты, — нормально. Не нужно чувствовать себя виноватым. Сумев сказать в нужный момент «нет», вы сэкономите время для решения приоритетных задач.
И гимнастику сделаете заодно.
Просыпайтесь, когда вам удобно
Биоритмы у всех разные. Мир больше не подчиняется жаворонкам!
И подниматься с первыми петухами, если пик вашей работоспособности приходится на три ночи, не нужно.
Однако утренние (когда встал, тогда и утро) ритуалы позволят максимально задействовать потенциал, успевать делать больше, быть продуктивным.
Если без двух чашек кофе и бутерброда вы не в состоянии сосредоточиться — выделите себе время на эти дела.
Да-да, это тоже важные дела. И их обязательно нужно внести в список, конечно с обязательным хронометражем.
Магнитная доска на холодильник «Ультрамарин» поможет в этом.
7. Ведите расписание в виде таймлайна
Если вы записываете только встречи и мероприятия на определенное время — зря.
Гораздо эффективнее фиксировать все-все дела на день с указанием времени. Это помогает собраться, контролировать время на выполнение задач и не откладывать их в долгий ящик.
Для этого действительно удобно использовать планер.
Ещё подойдёт обычный школьный дневник. Многие до сих пор представляют эти линованные странички из детства. Хорошая привычка для самоорганизации, как бы мы ни старались забыть школьные годы чудесные.
Но удобнее взять расписание в интересном дизайне. Заодно и настроение себе поднимите. Без позитива в тайм-менеджменте никуда.
PaperFox всегда поможет организовать ваше время не только удобно, но и красиво.
Все планинги вы найдёте в каталоге. Да пребудет с вами сила тайм-менеджмента!